Definisi Invoice dan Hal yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Invoice

Invoice adalah dokumen penting yang harus dipersiapkan oleh perusahaan. Dengan kata lain, jika perusahaan atau suatu bisnis ingin lancar kegiatannya terutama dalam hal transaksi, harus melengkapi dokumen – dokumen. Tentu dalam suatu bisnis tidak bisa dipisahkan dengan transaksi. Oleh karena itu, perusahaan perlu menyiapkan dokumen – dokumen transaksi.

Salah satu dokumen yang penting untuk dipersiapkan adalah invoice. Invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi. Invoice adalah faktur, dimana tidak bisa disamakan dengan bukti transaksi lainnya, seperti kwitansi ataupun nota. Karena, fungsi dari dokumen ini sudah tidak sama.

Sumber: https://invoiceformatguides66.wordpress.com/2018/05/08/importance-of-invoice-purchasing-in-business/

Definisi Invoice adalah

Invoice adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pembeli atas transaksi kredit yang terjadi. Invoice juga dapat digunakan sebagai dokumen untuk menagih pembayaran kepada pembeli apabila pembeli belum membayarkan tagihan hingga tempo pembayaran tiba.

Invoice biasanya dibuat rangkap tiga, dimana setiap rangkap diberikan kepada pihak – pihak yang berkepentingan. Rangkap pertama digunakan untuk pihak perusahaan sebagai bukti penagihan, rangkap kedua diberikan kepada pihak keuangan sebagai referensi dalam membuat pembukuan, dan rangkap ketiga diberikan kepada pembeli untuk bukti pembelian dan klaim apabila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang, kesalahan penghitungan jumlah yang harus dibayarkan, serta klai asuransi.

Hal yang paling membedakan antara dokumen transaksi lain, seperti kwitansi dengan invoice adalah waktu pemberiannya. Invoice diberikan ketika transaksi belum selesai, atau bisa dikatakan bahwa invoice diberikan saat awal transaksi. Sementara kwitansi diberikan di akhir transaksi sebagai bukti bahwa transaksi sudah selesai dilakukan. Dimana selesainya transaksi ditandai dengan telah dibayarkan seluruh produk yang dibeli kepada penjual, dan pembeli sudah menerima semua produk yang diepsan.

Sumber: https://due.com/blog/complete-invoices-are-important/

Hal yang Harus Diperhatikan dalam Membuat Invoice adalah

Supaya dapat digunakan sebagaimana mestinya dan membuat semua pihak memahami isi dari invoice, maka dalam membuat invoice harus memperhatikan beberapa hal penting. Hal penting yang harus diperhatikan dalam membuat invoice adalah sebagai berikut:

  1. Detail Informasi Harus Lengkap

Detail informasi yang ada di dalam invoice haruslah lengkap. Karena, jika tidak sesuai bukan tidak mungkin jika pembeli akan membatalkan transaksi karena ketidak sesuaian informasi yang tercantum dalam invoice. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan meneliti kembali invoice sebelum diberikan kepada pembeli.

  1. Invoice diberikan pada saat Purchase Order

Waktu yang tepat pemberian invoice adalah pada saat pembeli menandatangani purchase order. Atau bisa juga diberikan ketika barang telah dikirim lengkap oleh penjual kepada pembeli.

  1. Memperhatikan Jenis Transaksi yang Dilakukan

Pihak perusahaan harus memperhatikan jenis transaksi yang dilakukan. Apabila pengiriman barang sekaligus maka menggunakan invoice biasa, sementara apabila pengiriman barang dilakukan secara berkala maka menggunakan invoice proforma. Dan ketika transaksi dilakukan antar negara, maka harus menggunakan invoice konsuler.

  1. Memuat Informasi Terperinci Produk yang Dibeli

Poin penting yang tidak boleh dilupakan saat pembuatan invoice adalah mencantumkan rincian informasi produk yang dibeli. Di dalam invoice, harus memuat tiap nama produk, deskripsi, harga tiap produk, serta total harga produk.

  1. Informasi Pihak yang Terlibat Transaksi

Pihak yang terlibat di dalam transaksi yaitu penjual dan pembeli. Di dalam invoice juga harus dicantumkan nama serta kontak penjual dan pembeli. Tujuannya adalah supaya meminimalisir terjadinya kesalahan pengiriman dan untuk memudahkan dalam penagihan.

Itulah definisi invoice dan hal – hal yang harus diperhatikan dalam membuat invoice. Sehingga kedepannya, semua para pelaku bisnis sudah mengetahui fungsi tiap dokumen dan bagaimana cara membuatnya.

Leave a Comment