7 Langkah Membuat Rencana Manajemen Pengadaan

Confident blonde female manager posing with smile after conference with other employees. asian programmer talking with african freelancer while fair-haired secretary laughing. Free Photo
Rencana Procurement management biasanya dibuat dalam format langkah demi langkah yang mengidentifikasi berbagai bagian proses pengadaan. Mengetahui langkah-langkah utama ini membantu manajer proyek memahami peran mereka dengan lebih baik.

Rencana pengelolaan pengadaan dapat dipecah menjadi langkah-langkah berikut.

1. Tentukan peran dan tanggung jawab
Langkah pertama dalam membuat rencana Procurement management adalah memastikan bahwa semua pihak yang terlibat dalam proses tersebut, memahami tanggung jawab dan ruang lingkup pekerjaan mereka.

Peran penting yang didefinisikan dalam rencana Procurement management termasuk manajer proyek, eksekutif perusahaan, dan manajer kontrak. Selain itu, rencana Procurement management mendefinisikan batasan dari masing-masing peran ini untuk meminimalkan tanggung jawab yang tumpang tindih.

2. Membuat jadwal
Sebuah rencana Procurement management harus berisi rincian penjadwalan untuk memastikan bahwa proses pengadaan diselesaikan dalam waktu yang diharapkan.

Dalam beberapa kasus, rencana memecah proyek menjadi tugas-tugas tertentu dengan tanggal mulai dan perkiraan tanggal akhir.

PS: Perangkat lunak manajemen proyek dapat membantu dalam mengatur jadwal di tingkat tugas.

3. Identifikasi dan mitigasi risiko
Risiko melekat pada setiap bagian manajemen proyek, mereka tidak aktif dalam proses pengadaan sampai terungkap. Jadi, rencana Procurement management membantu mencari tahu apa saja risiko-risiko itu dan mendaftarnya.

Setelah daftar risiko yang mendalam dikumpulkan, rencana ini membantu menguranginya. Sebaiknya juga menugaskan anggota tim untuk mengurangi risiko tersebut, sehingga mereka memiliki kepemilikan untuk menutupnya.

4. Tentukan biaya.
Penentuan biaya merupakan langkah penting dalam membuat rencana Procurement management karena secara langsung mempengaruhi anggaran proyek. Sebagian besar, itu termasuk mengeluarkan permintaan untuk proposal (RFP) , yang meminta vendor untuk menawarkan tawaran untuk produk atau layanan mereka.

RFP ini umumnya melibatkan tanggal jadwal kritis dan memberikan detail tentang pengaturan kerja vendor, dan pengalaman sebelumnya.

5. Tetapkan kriteria keputusan dan alur kerja persetujuan
Bagian dari rencana Procurement management ini menguraikan alur kerja persetujuan untuk berbagai kontrak. Ini menentukan elemen yang diperlukan sebelum persetujuan akhir, termasuk tinjauan proposal, dan analisis biaya. Alur kerja terperinci ini membantu memastikan bahwa setiap kontrak ditinjau secara menyeluruh sebelum tahap persetujuan akhir.

Ini juga mewakili kriteria yang harus dipenuhi vendor dalam kontrak yang ditetapkan. Kriteria ini mencakup kemampuan vendor untuk mengikuti jadwal yang diberikan dan kualitas produk dan layanan yang diberikan oleh vendor.

6. Menetapkan manajemen vendor
Langkah ini menentukan strategi dan protokol untuk mengelola semua vendor. Dengan cara ini, bisnis memastikan bahwa vendor menyediakan barang dan layanan yang dapat diterima dalam waktu yang diharapkan. Selain itu, bagian ini juga dapat merinci proses untuk pemrosesan faktur, pelaporan status, dan persetujuan lembar waktu.

7. Proses review dan persetujuan
Sebuah rencana Procurement management juga menjelaskan proses yang ada untuk menyetujui dan meninjau perubahan yang akan dilakukan pada dokumen pengadaan. Proses ini memastikan bahwa hanya amandemen yang valid yang mendapat persetujuan.

Leave a Comment